新官上任三把火?

語說:「新官上任三把火!」 這句話的意思是說:新官上任,不放幾把火燒燒,儘快做些變革,建立自己的權威,恐怕新官的位子不穩當。新主管上任時,常常急著表現自己的才幹和革除弊端的決心,以為放它三把火是最簡單、最有效的辦法。

真是這樣嗎?新主管上任到一個既有的單位,如何帶領老團隊?如何儘快地得到舊員工的信任與配合?老團隊的缺點和包袱如何改革?碰到不合作的員工又該怎麼辦?這些是職場中常遇見的問題,讓我們一同探討如何面對和處理這些挑戰。

 

建立與現有團隊的關係

首先,新主管到一個單位要有心理準備,關係的建立和彼此信任是需要時間的,舊團隊對新主管往往是採取觀望的態度,甚至因為有念舊的情懷,心中難免會對新主管有些疑慮,尤其是團隊裡有經驗豐富、但升不上去的老員工,可能甚至對新主管有排斥的情緒,不配合的態度。但是既然新主管被請來管理一個舊有的團隊,就要坦然地接受和面對這些挑戰,向神求智慧(雅一5),建立與現有團隊的關係,有決心克服困難,帶領團隊完成公司的目標。

新主管上任以後,要小心不要急著想要有所作爲,建立權威,拿起刀子、斧頭進行變革(箴十九2)。除非現有團隊的文化和表現非常的糟,通常急著變革會引起反彈和阻力,甚至產生陽奉陰違的情況,因為人通常都不喜歡改變,或是覺得原來的情況不錯,為什麼要改變。新主管一上來就要改變原來團隊習慣的做法,好像是否定了大家長久以來的努力,結果很可能打擊了士氣,帶來負面的情緒。有人說,變革好比跳水,濺起的水花愈小愈好,先一步一步地瞭解、評估團隊原來的能力、文化和做法,再去蕪存菁。對需要變革的地方,也先做充分的溝通,溫和漸近,才不會引起反感。

 

瞭解和認識團隊

新主管就任以後的首要任務,是儘快地瞭解和認識團隊。「一對一」或「團隊」會議和溝通往往是第一步。在一對一的會議和溝通上,新主管除了瞭解團隊成員的具體工作,並溝通自己的理念外,可以提出下面的問題,幫助自己對員工、部門和公司有深一層的瞭解,制定更好的管理目標:

‧你認為什麼是團隊(部門)的核心能力和優點?有哪些是你認同和欣賞的?

‧你認為團隊有什麼地方可以改進的?你有什麼建議?

‧我如何幫助你,在工作上更能勝任愉快?

溝通的過程裡,新主管對員工需要有接納的態度(羅十五1),接納不代表完全同意對方、全然接受對方的觀點和缺失。接納是度量和態度,願意瞭解員工的需求,聽員工的意見,瞭解原來文化和做法的價值;是帶著同理心,願意站在別人的角度思考,感受對方的反應,一同求新、求變。一個員工感受到新主管的關懷、願意幫助自己,就比較容易接納新主管,更願意配合。

 

新主管也需要召開團隊的會議。團隊的會議提供一個平臺,使新主管能闡述同樣的事讓所有人聽見,譬如:核心的工作理念、團隊的目標等等。新主管尤其要讓大家瞭解新作法的方式和原因,讓團隊有充分的溝通、討論,避免不必要的猜測、流言和誤會;團隊會議也是一個平臺,讓成員彼此溝通,提出意見、一同討論。當然新主管需要知道如何主持有效率的會議,例如:設定會議的原則、開會的目的和議程,培養開放的討論與溝通,但同時杜絕人身攻擊。

 

面對不配合的員工

新主管在變革過程中可能會碰到不合作的下屬,通常這樣的人手中都握有籌碼,才敢不配合上面的主管,譬如:他們在實務上具備一定的技術與能力,並且經驗老道,在部門裡有一定的影響力,但可能因為過去與舊主管有衝突,或是缺乏某些方面的領導才能,或是沒有寬廣的視野和格局、本位主義,沒有升到主管職位心理不平衡等原因,而不與新主管合作。

碰到這種情況,新主管與其和他正面衝突,不妨採取「雙贏」的態度和策略,發掘並善用他的優點,在一對一的會議和溝通上多請教,聽聽他的意見和經驗,肯定他做得好的地方和對團隊的貢獻,並且藉以多瞭解部門的生態,熟悉業務或技術內容與流程,盡量引導和鼓勵。當他的看法與你相左時,也盡量為他在團隊面前保留面子,給予適當的尊重。

另一方面,新主管必須清楚知道最後作決定的人是自己,在充分解釋和溝通之後,必須清楚表達,團隊每個成員都需要照著所做的決定,往同一方向努力。

 

新主管可以利用團隊會議,提出自己的想法,徵求大家的建議和公開的討論(箴十一14)。不配合的員工若有不同的意見,就得有充分的理由說服大家,新主管可以由團隊的會議和共同的結論,來減少不配合的員工的影響力。除此之外,新主管也需要建立「績效管理」。例如:KPI,讓大家,尤其是不配合的員工,明白主管衡量能力的重點在於專業和績效。

一個有能力而不配合的員工可能有些盲點或是覺得懷才不遇,新主管真心的關懷和指點,很可能讓他回心轉意而願意為團隊效力。但若給予各樣的機會仍然不合作,新主管就必須作收尾的處理,或調職或裁掉。必要時的收尾,是處理衝突的一部分,雖然不容易,有傷痛的過程,但是不收尾,就不能有新的拓展。

 

一個新主管若對自己在基督裡的身分有清楚的認知和確信,就不容易受傷,或放不下自己的面子,處處尋求尊重和肯定。並且一個領受了神的恩典、住在主基督的愛裡、心裡感恩的新主管,更容易有恩典去接納和關懷別人,願意尊重別人和賦能予人

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