主管必學的功課──如何解雇員工

許多作主管的人來說,工作中最困難、最頭痛、最不願意面對的事,恐怕就是解雇員工了。因為解雇員工除了耗費精力情緒,要是處理不當,不但對被解雇的員工造成傷害,也可能讓公司蒙受損失。但是在職場上,無論是開除不適任、工作有嚴重缺失的員工,或是因為公司營運,不得不裁員資遣員工,都是很難避免的事。

動不了手而快快了結

我們公司有位資深部門經理,也是教會弟兄,他在公司早期發展階段加入團隊,擔任重要職位,對早期的發展有些貢獻。但是當公司成長到一個規模,他的性向、專業能力與他的職位就漸漸顯得不匹配,無法和公司一起繼續成長。他做事還算認真,但喜歡用自己老套的方式,排斥也跟不上新的、有系統的管理模式、應用IT的工具等,又不願意積極學習和接受。因此,對大量資訊有時無法掌握和整理清楚,作決定就有偏差,公司內部對他不夠稱職的抱怨越來越多。
我早已看出公司到了一定的規模,他就不適合這樣的職位。雖然我想幫助他改變和成長,好幾次提出他在工作和管理方面的缺失和需要調整改進的地方,但他常用過去對公司的貢獻為自己辯解,有時也表示願意接受建議,要求給他一些時間改進缺失。只是年復一年,他的改變和進步非常的有限。
為了公司長遠的發展,我知道必須換一個更稱職的人來接他的職務,但是對這樣一位在教會認識、在公司時間長久、對公司早期有貢獻的老員工,我下不了決心,動不了手,以致一再拖延。最後終於作了決定,但恐怕尷尬,自己心裡覺得有虧欠,也怕面對他很可能有的不滿情緒,就讓人資部門通知他,快快地做了了結。我自己並沒有出面,以正面對待的態度去好好溝通,當面謝謝他過去對公司的貢獻,表達願意繼續彼此在工作外的友情,願意幫他找更合適的工作等等。事後,我們有一段時間沒有見面,我從別人那裡聽說,他對公司冷冰冰地處理他的解雇非常失望和生氣,其實我心裡也深感遺憾和傷痛,我知道我們的關係受到了不易彌補的傷害。

靜思其中的缺失

回想過去在處理解雇員工的過程裡,我有兩方面的錯失:
一是,該做了結處理的時候,遲遲沒有處理。就如上述例子:在給過這位員工幾次我的意見後,沒有看到所期望的回應,其實我心裡知道他在工作上,是不可能有顯著改進的。只因考慮彼此多年的關係,也想盡量對人有恩慈,始終不願意也不知道如何收尾,結果造成對其他員工負面的影響、公司的業務受損;反過來說,這位員工在不適任的職位上,長期受到壓力和可能過重的承擔也是不好。另外一個猶豫不決、遲遲不儘快處理的例子是:公司因為面對整個產業結構的變化,必須將生產管理、工程測試,和客服部門的主體從美國移到亞洲,這意味著必須大量裁減在美國的員工。在裁員的決定上,我明明知道該做,也必須做,否則公司以遙控營運方式的果效會是事倍功半,卻一再延遲決定,不知道如何恰當地把這樣的消息傳遞給受影響的員工,儘快實行裁員。
另一缺失是,在解雇員工的過程裡,因為自己處理人際關係的不成熟和顧慮尷尬,而選擇避免正面接觸被解雇的員工,不能面對面坦誠的解釋、聆聽和對話。本來應該站在員工的立場,讓離職員工在離職前得到最大的尊重和正面的鼓勵,反而因顧忌尷尬和有情緒的對話,而沒有這樣做,只交給人資部門處理,使員工遭到被解雇的打擊,也沒得到該有的尊重和安慰。

處理解雇員工的動與靜

從這些經驗和自己在人際關係上的成長,我認為解雇員工的過程裡,主管必須注意下面四項原則:
第一,事先的準備與溝通:在解雇不稱職的員工之前,主管一定要清楚表達對工作上的要求和期望的結果,一方面表達期望得到好的結果,一方面說明若在一定的時間後達不到預期結果會有的後果,包括他無法繼續擔任這個職位。在定好的時間,與他一同檢視結果。就算對方是基督徒或是過去熟識的人,也需要這樣秉公處理。
第二,不要一再拖延該作的決定:如果已經過幾次清楚的會議和溝通,但在規定的時間並沒有達到期望的結果,就不要一再拖延,因為很可能這位員工是不會照著期望改進的,所以應該當機立斷作出決定。拖延可能造成員工和主管雙方更多的痛苦,公司和其他員工也會受影響。
第三,有同理心:當員工被告知解雇時,心裡的打擊一定很大,主管應該認知和體諒他的感受,最好直接告知員工這個決定,但在溝通的過程中,注意自己的態度和語氣,有溫柔卻堅定的態度,也接受他不滿或是傷心的情緒反應。在適當的時候,主管可以表達感謝他對部門和公司過去的貢獻,提到他的長處,鼓勵他根據自己擅長的領域,找到更合適的職位。要是被解雇的員工是個難纏的人或是持攻擊的態度,主管記住,要保持冷靜和區隔,在表示同理後,回到主題,不需要花時間去進一步解釋你的決定,或證明他是應該被解雇的。主管要提醒自己,不要用負面的態度傳遞負面的信息,避免讓員工覺得被嫌棄或是辯論,而是以同理心來處理。
第四,給機會讓員工自請辭職:在解雇員工的過程中,應該給員工機會自己辭職,有些員工因為怕對將來找工作有負面的影響,而不願意被資遣或是開除,主管或人資可以和員工溝通,聽聽當事人的想法,找出最合適的方式。
馬太福音七章12節教導我們:
「無論何事,你們願意人怎樣待你們,你們也要怎樣待人。」這是作主管的人在解雇員工時的態度指標。Henry Cloud在《為工作立界限》和《收尾學──開啟未來的決策力》的書裡提到,必要的收尾是難以避免的,雖然解雇員工是非常不容易的決定,有傷痛的過程,但是若不能收尾就不能有新的拓展,這也算是作主管的不能不學的功課吧!

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