化「暗」為「明」的溝通與文化

管和員工之間能夠坦誠的溝通,是幫助公司和部門上下,彼此信任、團結合作的一個重要因素。假使員工和主管缺乏光明、坦誠的交往和溝通,不但容易造成員工在背後說話,公司裡產生流言,也會破壞主管和員工之間的關係,影響工作的心情和效率。

據我四十多年職場生涯的經驗和觀察,沒有一個身為主管的不盼望員工對他信任,高度的配合;同樣的,身為員工的也都盼望得到主管的信任與尊重。但是主管和員工之間往往溝通不良,員工有話不願、不敢說;心懷不平的時候,只在暗地抱怨,主管也不清楚員工的想法和訴求,不知道如何建立和培養坦誠互信的文化。舉兩個發生在我身上的例子:

不知如何溝通

我剛進入職場工作不久,部門經理指派的項目,我做的很辛苦,覺得他對我的項目沒有提供足夠的支援和指導,但我不曉得如何跟上司溝通,就私下和團隊裡比較熟識的一位同事訴苦。剛好那位同事在一些事上對部門經理也不滿意,跟我抱怨上司的不是,發了不少牢騷,結果使我對上司產生了負面的看法,不但影響了我的工作情緒,也使我更猶豫,不願意直接跟上司溝通我在項目執行上所碰到的困難。

還好後來從另一位資深同事那裡知道,部門經理是一個個性内向、偏技術型的主管,比較沉默寡言,不太主動與人溝通,但他其實是一個正直、願意幫助下屬解決問題的人。終於有一天,我鼓起勇氣去找上司溝通我的情況,他詫異地說,他以為我沒有碰到什麼問題,因為我從來沒有找過他,跟他說我需要幫助,在談話中他不但很快瞭解我的困難,提供了解決方向和建議,事後他也調整人員的分配,指派了一位團隊成員來支援我的項目。這次的經驗告訴我,跟上司直接坦誠溝通的重要性。

私下的言論

另一個例子是,我身為公司上層主管時犯的錯誤:公司裡有幾位我的下屬是教會的弟兄和過去的同學,因為彼此熟識、關係比較密切,私下談話中我就比較不注意,說了些批評公司裡某些人的話,和對公司裡一些事情的抱怨。不料,其中一個人把我私下說的話,對公司其他的一些人說了出去,並表示他和我的關係是如何密切,我什麼事都會跟他說。你可以想像結果是多麼的糟糕,不但公司裡產生流言、傷害了人,更讓人以為我身邊有所謂的「圈內人」,這些人才是公司裡被我信任的骨幹,其他的主管和員工是「圈外人」。我努力想建立的彼此信任、坦誠溝通的文化,就被我私下論斷人的話給破壞了。正如聖經說:「 因為掩藏的事沒有不顯出來的;隱瞞的事沒有不露出來被人知道的。」(路八17;可四22)這件事給我很大的教訓,行事為人要光明磊落,公司裡溝通是必須光明正直,在背後的批評、牢騷會產生流言,破壞團隊的團結,對工作產生負面的影響!

建立溝通的團隊和文化

那麼,怎樣培養和建立一個團結合作、彼此信任、坦誠光明溝通的團隊和文化呢?

當然主管和員工雙方都有責任,尤其是作為主管的責任更大一些,但員工也必須貢獻一己之力,幫助建立彼此光明的、有效的溝通。

第一,作主管的必須以誠信待人:在員工信任主管的品格與誠信的基礎上,坦誠和光明溝通的文化才可能建立起來。溝通不只是在言語的層面,往往我們日常的行事為人,譬如對員工真誠的關心和鼓勵,說到做到的誠信,這些都在無形中表達了主管為人。若是缺乏誠信的基礎,無論作主管的如何能言善道,員工可能是表面唯唯諾諾的消極配合,在心裡和背後卻是不平、批評和抱怨。

第二,開放式的溝通(Open Communication):主管需要帶頭表明和示範開放式的溝通,譬如:主管主動地說明團隊共同的目標和激勵的措施,定期傳遞公司和部門的現狀和展望,會議裡讓員工有機會表達意見和發問的時間,作雙向的溝通,公開鼓勵員工主動的、及時的與自己溝通等等。主管主動的溝通,可以挪開員工不必要的猜測和疑慮,增進員工清楚團隊和自己的目標,和主管的期望。當然共同的目標不是主管自己一個人決定,而是有員工共同參與的部分,這就來到非常重要的第三點。

第三,主動的尋求員工的意見和回饋:華人的管理模式往往是權威性的從上發號施令,員工往往在會議上不敢表達觀點,雖然表面同意,但對上司的要求,不是完全的認同和擺上,甚至可能在會後私下會說:「我其實不同意他的觀點。」在這種管理模式下,員工和團隊通常缺乏積極性和創造性。相對的,主管主動尋求員工的意見和回饋,會幫助員工感覺自己被重視,在主管前面有機會貢獻自己的想法。當然主管對員工的意見絕不是照單全收,而是給予關注、回饋和方向指導,也更有機會解釋自己的想法,增進彼此的瞭解和關係。員工既然有一個開放式的溝通管道,就減少許多在「暗處」的議論與閒言閒語。主動的尋求員工的意見和回饋,是實踐開放式的溝通不可缺少的一環。

那麼,員工在建立光明的溝通與文化裡有什麼責任呢?

第一,配合上司的溝通模式:每個主管都有自己的個性、管理方式和溝通風格,譬如,有些主管喜歡下屬直截了當、提綱挈領重點式的溝通,但也有主管偏向注重細節;有些主管喜歡當面的會議,有些主管要求文字的報告。作員工的應該瞭解主管的風格,儘量配合他的模式,作有效的溝通,而不是在背後抱怨上司的風格或溝通的模式。

第二,及時的、主動的溝通:在溝通上,員工有責任主動的和及時的提出問題、意見和反饋。譬如說,員工在項目執行的過程裡,有目標不清楚的地方,或是碰到了無法解決的困難,或是覺得自己不能勝任,需要幫助,就一定要盡快地和主管坦誠的溝通。員工必須清楚瞭解,主管不能接受任何員工在會議裡同意了,但是會後不忠實地執行任務,或是碰到問題不溝通,因為公司和部門的成功是在於團隊的同心協力。


光明坦誠的溝通與文化,是團隊彼此信任、合作的重要因素,在人前言不由衷,在背後論斷、抱怨,甚至挑撥是非的做法,不但破壞彼此的信任合作、工作氛圍和工作效率,也與聖經的教導不符。神的話告訴我們,要離棄暗昧可恥的事,不行詭詐(林後四2); 那暗昧無益的事,不要與人同行(弗五11)。讓我們在職場裡,無論是作主管的,還是作員工的,都有一個心志要作光明之子,在神的光明中行。

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